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大型会议活动报批流程及申请资料详解

来源:活动策划公司   发布时间:2021-4-23 11:38:12   浏览次数:1487

会展活动是会议、展览、大型活动等集体性活动的简称。多少人的活动需要报批,商场办活动、大型赛事活动需要报批吗?上海、杭州、广州、成都、深圳、重庆等热门会展地区开展论坛活动需要报批吗?活动报批流程是怎样的,需要什么资料?哪些作为活动人或活动主办方经常被这些问题困扰。

作为活动人或活动主办方到一个城市办会展活动,常会被这些问题困扰。100人以上的活动需要报批吗?500人活动要有哪些报批?500人以下的活动需要报批吗?商场办活动需要报批吗?开业活动需要报批吗?大型赛事活动报批流程是怎样的?活动报批需要什么资料?上海、杭州、广州、成都、深圳、重庆开展论坛活动需要报批吗?

年会活动现场
▲年会活动现场

会展活动是会议、展览、大型活动等集体性活动的简称。其内涵是指在一定的地域空间,围绕特定主题,众多人聚集在一起形成的、定期或不定期、制度或非制度的传递和交流信息的群众性社会交流活动;其外延包括各种类型的博览会、展览会、展销会、大中型会议、竞技运动、文化活动、节庆活动、庙会活动等。在大型会议活动的运营管理中,报批是不可缺少的环节,且是如果不能成功报批还有可能让活动出现临时流产的情况。

根据《中华人民共和国行政许可法》第二十九条规定,公民、法人或者其他组织从事特定活动,依法需要取得行政许可的,应当向行政机关提出申请,待取得相关部门批准后方可实施。我们一般常见的活动,需要报批的以公安、消防、文化和环卫四个部门为主,其他的申报行政机关也有可能出现,但通常较少,以四者居多。

大型会议活动
▲大型会议活动实拍

一、公安部门报批

为了保证各项大中型会议活动的正常进行,维护社会治安秩序和公共安全,保护公民、法人和其他组织的合法权益,公民、法人或其他组织在举行活动之前必须报县级以上公安部门申请批准。

通常来说,是否需要报批和向哪一级部门报批取决于会议活动的人数。参加人数在二百人以上三千人以下的,由县(区)级公安机关许可;人数在三千人以上的,由地(市)级公安机关许可;跨地区的群众性活动,由共同的上一级公安机关许可。活动申请所需要提交的文件资料有:

(1) 活动方案和说明;

(2) 活动安全保卫工作方案;

(3) 场地管理者出具的同意使用证明;

(4) 申请人身份证明及无违法犯罪记录等;

(5) 法律、法规和规章规定须经有关主管部门批准的活动,应当同时提交有关批准文件。

在这其中,以活动安保工作最为重要,尤其是大型会议活动、大型会展活动,安保工作方案所需要包含的要点有:

(1) 活动的时间、地点、人数、规模、内容及组织方式;

(2) 安全工作人员情况、数量和任务分配、识别标志;

(3) 场地建筑和设施的消防、安全情况;

(4) 入场票证的管理、查验措施;

(5) 场地人员的核定容量;

(6) 迅速疏散人员的预备措施。

以上方面最易被人疏忽的是入场票证的管理、查验措施。特别是在举办各种类型的售票演出和活动的时候,入场票证必须经过安全的防伪监制,即便现场工作人员佩戴的工作证件也需要查验。

二、消防部门审批

大型会议活动的组织除了安全问题,还有很重要的就是消防安全了。消防部门主要针对活动场地的消防设施和措施进行审查,像户外的空飘、气球等方面也属于消防的审查范围。

具体来说,在各种大型会议活动中的舞台或展位搭建方案,包括效果图、平面图、电路图等都要经过主管单位或消防部门的审批。

我国的消防法规定, 举办大型集会、焰火晚会、灯会等群众性活动,具有火灾危险的,主办单位应当制定灭火和应急疏散预案,落实消防安全措施,并向公安消防机构申报,经公安消防机构对活动现场进行消防安全检查合格后,方可举办。

三、文化部门报批

凡是有大型营业性演出的活动或活动中带有表演内容的活动,一般都需要提前经过文化部门的审批。并且,根据《营业性演出管理条例实施细则》第三十条规定,任何单位举办营业性演出活动,都应当委托演出公司承办,并按照规定办理审批手续。营业性演出主要包括下列方式:

(1) 售票或者包场的;

(2) 支付演出单位或者个人报酬的;

(3) 以演出为媒介进行广告宣传或者产品促销的;

(4) 有赞助或者捐助的;

(5) 以其他经营方式组织演出的。

其中,占用公园、广场、街道、宾馆、饭店、体育场(馆)或者其他非营业性演出场所举办营业性演出活动的,应当报经当地县级以上地方人民政府文化行政部门、公安机关和其他有关部门批准。申请时应提交的文件有:

(1) 演出申请书;

(2) 与演出相关的各类演出合同文本;

(3)演出节目内容材料;

(4) 营业性文艺表演团体的《演出证》。

四、环卫部门审批

环卫部门一般对会议活动的相关审批比较少,需要环卫部门审批的会议活动主要是跟公共环境有关的,比如在会场附近区域悬挂横幅、竖幅等可能影响市容的宣传材料(会场所辖场地以内不算)。

所以,大型会议活动报批最关键的还是在于公安、消防、文化部门,而报批成功也有两个非常关键的工作,一是把握好时间,最好是尽量提早以备审批流程需要消耗的时间,不要错过了最佳报批时间;二是准备好材料,清晰了解活动当地部门一般需要查询的材料,这些材料可以向场地方咨询。

企业上市仪式活动现场
▲企业上市仪式活动现场

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